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Lo esencial
- Si el proceso cambia cada pocas semanas, primero estabilízalo.
- Si la tarea es poco frecuente y rápida, el ahorro no cubre lo que cuesta construirla y mantenerla.
- Si el fallo es de personas o de responsabilidades, el software solo lo acelera.
- Si casi todo son excepciones, lleva al software la parte repetible y deja el resto a mano.
Desarrollamos software. Podría parecer que tenemos incentivos para decirte que todo debe resolverse con software. No es así.
Hay casos donde el software a medida no tiene sentido, y reconocerlos antes de empezar ahorra tiempo y dinero a todo el mundo.
Cuando el proceso cambia demasiado rápido
Un software bien construido puede adaptarse a cambios, pero tiene un coste. Si el proceso que quieres llevar al software cambia de forma significativa cada pocas semanas —porque el negocio está todavía definiendo cómo funciona— el coste de mantenimiento supera el ahorro.
Primero estabiliza el proceso. Luego hazle software.
Cuando el volumen es demasiado bajo
Un ejemplo: si una tarea ocurre dos veces al mes y tarda veinte minutos, son unos 40 minutos al mes. Hacerle software probablemente no compensa: el tiempo de construir, probar y mantener el software supera el tiempo que ahorras.
Hay una forma rápida de hacer la cuenta: la tabla «Is It Worth the Time?» de xkcd cruza cada cuánto haces una tarea con cuánto tiempo ahorras cada vez, y te dice cuánto puedes invertir en mejorarla antes de perder tiempo, a cinco años vista.
Cuando el problema es de personas, no de herramientas
Si el proceso falla porque la información no llega a tiempo, porque hay desacuerdo sobre cómo debe hacerse o porque nadie tiene claro quién es responsable, el software no lo arregla. Lo hace más rápido, pero el problema de fondo sigue ahí.
Antes de hacer software, asegúrate de que el proceso funciona bien cuando lo hace una persona.
Cuando la excepción es la norma
Algunos procesos tienen tantos casos especiales que construir software que los maneje todos cuesta más que hacerlo a mano. Si buena parte de los casos necesita intervención humana de todas formas, el software solo cubre lo que queda.
La pregunta que siempre hacemos
Antes de empezar cualquier proyecto, preguntamos: ¿si esto funcionara perfectamente, cuánto tiempo ahorraría al mes? Si la respuesta no es clara o no es significativa, lo decimos.
No hacemos software para cobrar. Lo hacemos para que tenga sentido.
