Cuándo NO tiene sentido automatizar un proceso

Somos una empresa de automatización. Podría parecer que tenemos incentivos para decirte que todo se puede y debe automatizar. No es así.

Hay casos donde la automatización no tiene sentido, y reconocerlos antes de empezar ahorra tiempo y dinero a todo el mundo.

Cuando el proceso cambia demasiado rápido

Una automatización bien construida puede adaptarse a cambios, pero tiene un coste. Si el proceso que quieres automatizar cambia de forma significativa cada pocas semanas —porque el negocio está todavía definiendo cómo funciona— el coste de mantenimiento supera el ahorro.

Primero estabiliza el proceso. Luego automatízalo.

Cuando el volumen es demasiado bajo

Si una tarea ocurre dos veces al mes y tarda veinte minutos, automatizarla probablemente no cierra el ROI. El tiempo de construir, probar y mantener la automatización supera el tiempo que ahorras.

La regla aproximada: si la tarea ocurre menos de una vez a la semana o el tiempo total mensual es menor de dos horas, vale la pena pensárselo dos veces.

Cuando el problema es de personas, no de herramientas

Si el proceso falla porque la información no llega a tiempo, porque hay desacuerdo sobre cómo debe hacerse o porque nadie tiene claro quién es responsable, una automatización no lo arregla. Lo automatiza y lo hace más rápido, pero el problema de fondo sigue ahí.

Antes de automatizar, asegúrate de que el proceso funciona bien cuando lo hace una persona.

Cuando la excepción es la norma

Algunos procesos tienen tantos casos especiales que construir una automatización que los maneje todos cuesta más que hacerlo a mano. Si el 40% de los casos requiere intervención humana de todas formas, la automatización solo cubre el 60% restante.

La pregunta que siempre hacemos

Antes de empezar cualquier proyecto, preguntamos: ¿si esto funcionara perfectamente, cuánto tiempo ahorraría al mes? Si la respuesta no es clara o no es significativa, lo decimos.

No construimos automatizaciones para cobrar. Las construimos para que tengan sentido.