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Lo esencial
- Antes: notas en papel, paso a Excel y búsqueda referencia por referencia en un catálogo de más de 3.400 referencias.
- Ahora: el técnico lo apunta en la visita y el sistema monta el presupuesto con el formato de la empresa.
- Lo más delicado no fue la IA, sino limpiar y normalizar el catálogo.
Una empresa de instalaciones de climatización en Cataluña llegó a nosotros con un proceso manual. El técnico iba a la vivienda o al local, apuntaba todo lo necesario a mano, con papel y boli, y volvía a la oficina. Allí la oficina técnica pasaba esas notas a un Excel y, según las piezas que había calculado el técnico, buscaba cada material referencia por referencia en un catálogo de más de 3.400 referencias para montar el presupuesto final.
Entre una cosa y otra, cada presupuesto tardaba entre 2 y 3 horas. En temporada alta, podían necesitar varios al día.
- por presupuesto, antes
- 2-3 h
- hasta tenerlo listo para revisar, ahora
- 15 min
Datos del propio proyecto.
El problema real
El cuello de botella no era solo el tiempo. Era la dependencia: solo las personas que conocían bien el catálogo podían hacer presupuestos.
Si esa persona no estaba disponible, el presupuesto esperaba.
Lo que construimos
El técnico apunta la instalación en la misma visita, desde un dispositivo digital con un espacio preparado para ello: por escrito, con fotos o por voz. Ya no hay papel ni nada que volver a teclear en la oficina.
El sistema cruza esas notas con la base de precios de la empresa y selecciona los materiales adecuados del catálogo. Calcula precios con los márgenes configurados y genera el presupuesto en el formato que la empresa necesita —mismo color de cabecera, misma tipografía, misma estructura de filas—.
El presupuesto queda listo para revisar y enviar al cliente en 15 minutos.
Cómo funciona por dentro
- Un orquestador gestiona el flujo completo: recibe los parámetros, aplica la lógica, consulta el catálogo, genera los documentos y gestiona el envío.
- Un modelo de IA hace la selección inteligente: dados los parámetros de la instalación, elige los materiales correctos del catálogo. Esto era lo que más tiempo consumía en el proceso manual.
- La base de datos almacena el catálogo completo y el registro de todos los presupuestos generados.
- Una capa de documentos reproduce el Excel con el formato exacto de la empresa antes de convertirlo a PDF.
Lo que aprendimos
La parte más delicada fue el catálogo: más de 3.400 referencias con codificaciones inconsistentes, precios en formatos distintos y campos vacíos. Antes de programar nada, tuvimos que limpiar y normalizar los datos.
El formato del documento también llevó iteraciones. La empresa tenía un Excel muy específico que enviaban a sus clientes desde hacía años. Reproducirlo exactamente —no aproximadamente— era importante para ellos. Tardamos más de lo previsto en este punto, pero era lo correcto.
El resultado
De 2-3 horas a 15 minutos por presupuesto. Sin papel, sin volver a teclear las notas en la oficina y sin buscar referencias una a una. Cualquier persona del equipo puede generarlo, no solo quien conoce el catálogo. Y cada presupuesto queda registrado.
