Cómo automatizamos presupuestos para una empresa de instalaciones

Una empresa de instalaciones de climatización en Cataluña llegó a nosotros con un proceso manual: cada presupuesto se hacía a mano —buscar materiales en un catálogo de más de 3.400 referencias, calcular precios, montar el documento en Excel con el formato exacto de la empresa y enviarlo al cliente.

El proceso completo tardaba entre 30 y 45 minutos por presupuesto. En temporada alta, podían necesitar varios al día.

El problema real

El cuello de botella no era solo el tiempo. Era la dependencia: solo las personas que conocían bien el catálogo podían hacer presupuestos. Si esa persona no estaba disponible, el presupuesto esperaba.

Lo que construimos

El técnico introduce los parámetros de la instalación: tipo de sistema, superficie, características del espacio. El sistema hace el resto.

El sistema analiza los parámetros y selecciona los materiales adecuados del catálogo, que vive en una base de datos propia. Calcula precios con los márgenes configurados. Genera el documento Excel con el formato exacto que usa la empresa —mismo color de cabecera, misma tipografía, misma estructura de filas— y lo convierte a PDF.

El resultado llega al técnico en menos de dos minutos, listo para enviar.

Cómo funciona por dentro

Un orquestador gestiona el flujo completo: recibe los parámetros, aplica la lógica, consulta el catálogo, genera los documentos y gestiona el envío.

Un modelo de IA hace la selección inteligente: dados los parámetros de la instalación, elige los materiales correctos del catálogo. Esto era lo que más tiempo consumía en el proceso manual.

La base de datos almacena el catálogo completo y el registro de todos los presupuestos generados, y una capa de documentos reproduce el Excel con el formato exacto de la empresa antes de convertirlo a PDF.

Lo que aprendimos

La parte más delicada fue el catálogo. 3.400 referencias con codificaciones inconsistentes, precios en formatos distintos y campos vacíos. Antes de automatizar nada, tuvimos que limpiar y normalizar los datos. Esto es lo más común: el problema no es la automatización, es la calidad de los datos de partida.

El formato del documento también llevó iteraciones. La empresa tenía un Excel muy específico que enviaban a sus clientes desde hacía años. Reproducirlo exactamente —no aproximadamente— era importante para ellos. Tardamos más de lo previsto en este punto, pero era lo correcto.

El resultado

De 30-45 minutos a menos de 2 minutos por presupuesto. Cualquier persona del equipo puede generarlo, no solo quien conoce el catálogo. Y el registro queda guardado automáticamente.